Reorganisatie gemeente kost ruim half miljoen

SLIEDRECHT – De gemeente Sliedrecht wil de komende tijd toe naar een andere ambtelijke organisatie, waarin zaken beter worden georganiseerd dan tot nu toe het geval is. Deze reorganisatie gaat tonnen kosten. Dat blijkt uit het kredietverzoek, dat het college van B & W aan de gemeenteraad voorlegt. Dinsdag 22 maart 2016 ligt het dertien pagina’s tellende ‘krediet tweede tranche doorontwikkeling ambtelijk organisatie’ op tafel, waarin ook de bestaande situatie staat beschreven. Het kostenplaatje staat voorlopig op € 505.000,–. 

Voor zowel het college als de ambtelijke organisatie van de gemeente Sliedrecht geldt dat er een gedeelde urgentie en motivatie is om te veranderen en te verbeteren. College van B & W: “Het momentum is nu om onomkeerbare stappen te zetten in de doorontwikkeling van de organisatie.” (Foto Martin Dekker / Sliedrecht24)

De ambtelijke organisatie gaat de komende jaren als het aan dit college ligt flink op de schop. Het college verwijst naar het CollegeUitvoeringsProgramma (CUP). Er is te veel misgegaan en de eerste stappen voor een ander ambtelijk apparaat zijn afgelopen jaar gezet. Ambtenaren zitten niet meer op de goede plaats, zijn niet de juiste ambtenaar van de toekomst en de rol van de gemeente verandert. Bij de cultuurverandering vallen de komende tijd nog spaanders, want het college wil een omslag. “Het momentum is nu om onomkeerbare stappen te zetten in de doorontwikkeling van de organisatie”, bericht het college van B & W. 

Externe krachten
De ruim 5 ton is nodig voor het begeleiden van juridisch-planologische procedures gedurende 1 jaar, € 55.000,–. Daarna zal het structureel worden opgelost in relatie met het onderzoek naar het vormen van één beleids-strategische afdeling. Geld gaat ook naar communicatie. College: “Concreet moeten we afscheid nemen van een medewerker. Dit is een proces dat enige doorlooptijd heeft. Om die tijd te overbruggen is € 60.000,– nodig, daarna kan weer worden teruggevallen op het reguliere personeelsbudget.” Een extern bureau voert het cultuur- en verandertraject uit. Kosten: € 40.000,–. Een onderzoek naar de vorming van een ‘afdeling beleid’ (werktitel – red.) kost voor het inschakelen van een externe deskundige € 15.000,–. 

Mobiliteitstraject
Een bedrag van € 335.000 komt uit de reserve organisatieontwikkeling dat resteert na aftrek van al genoemde kosten. Uit een personeelsschouw is volgens het college gebleken dat voor ca. 25% van de medewerkers de komende jaren een mobiliteitstraject zal moeten worden gestart. “De kosten voor loopbaanbegeleiding en externe mobiliteit (van werk naar werk) / outplacement en het afbouwen van achterblijvende structurele kosten (overhead) kunnen niet gedekt worden uit de reguliere begroting. De hoogte van deze (frictie)kosten is op dit moment onvoldoende in te schatten. Dit is mede afhankelijk van het al dan niet succesvol begeleiden van medewerkers van werk-naar-werk dan wel het –middels een vaststellingsovereenkomst- afscheid nemen van medewerkers en uiteraard ook afhankelijk van het aantal dienstjaren dat een medewerker in dienst is. Om in voorkomende gevallen snel te kunnen handelen als het gaat om het afscheid nemen van medewerkers is het wel nodig een bedrag direct beschikbaar te hebben”, schrijft het college van B & W en wat later: “Wij zijn van mening dat het ‘afkopen’ van medewerkers een onjuiste prikkel is voor medewerkers die onvoldoende functioneren.” 

Tekort gereserveerd bedrag
In verband met het vertrek van de afdelingsmanager Ruimte dient het directieteam (DT) versterkt te worden. College: “De opgave waarvoor het DT de komende periode staat (doorontwikkeling ambtelijke organisatie) en gezien de span of control voor de twee afdelingsmanagers is tijdelijke versterking noodzakelijk. Momenteel loopt er een offerte traject om tijdelijk een (veranderings)manager te werven. Ook dient het ambtelijk opdrachtgeverschap grote projecten tijdelijk anders belegd te worden (was belegd bij afdelingsmanager Ruimte).” In totaal is in 2014 een bedrag van € 750.000,– gereserveerd voor de eerste tranche. Daar is toen € 60.000,– van gebruikt. Later ging van het 3/4 miljoen euro ook nog eens € 140.000,– af bij het vaststellen van de kadernota. Nu kan gesteld worden dat er te weinig in ‘kas’ is. 

Geen personeeldossieropbouw
Binnen het gemeentekantoor schort het wel aan het één en ander. In sommige gevallen is er zelfs sprake van wanbeleid. College: “Daar waar beleid vastgesteld was (bijvoorbeeld functionerings- en beoordelingsbeleid, introductie nieuwe medewerkers, verzuim) is het niet of gebrekkig uitgevoerd. Ook de jaren daarvoor is er geen adequaat personeelsbeleid gevoerd. Dit heeft tot gevolg dat er hoegenaamd geen personeelsdossieropbouw is. Medewerkers zijn niet gewend feedback (positief en negatief) te krijgen van hun leidinggevende en van elkaar. ‘Mobiliteit’ (intern en extern) wordt gezien als ‘afserveren’ en niet als mogelijkheid om kansen te benutten.” Nieuwe medewerkers zijn verder onvoldoende geïntroduceerd, ingewerkt en door hun leidinggevende begeleid. Ook zijn medewerkers door het management niet voorbereid op de “transitie” die de organisatie moest maken om invulling te geven aan de visie van het college op de samenleving van vandaag en de (ver)andere(nde) rol van de overheid.

Veel onrust
Vanwege de vele wisselingen de afgelopen jaren in het hoger management is er onvoldoende leiding gegeven aan de ambtelijke organisatie. De afgelopen vijf jaar kende de gemeente Sliedrecht vier gemeentesecretarissen. Het Directieteam is in maart / april vorig jaar volledig vernieuwd. College: “Wij hebben geconstateerd dat dit zijn weerslag heeft (gehad) op de ambtelijke organisatie en het college.” Verschillende ambtelijke taken zijn overgeheveld naar o.a. het Service Centrum Drechtsteden (SCD). “Dit zijn ingrijpende gebeurtenissen voor de organisatie in zijn algemeenheid en de betrokken medewerkers in het bijzonder geweest. Dit heeft, mede vanwege het feit dat medewerkers onvoldoende ‘zijn meegenomen in het proces’, tot veel onrust geleid”, schrijft het college aan de raad.

Andere rol
“Niet langer is het gemeentekantoor de plaats waar het gebeurt. Wij komen naar de inwoners toe in plaats van andersom. De samenleving van vandaag is anders dan de samenleving van gisteren. Dat vraagt een andere verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Dat vraagt om een andere rol van de gemeente. Niet langer weet de overheid het altijd beter. Wij gaan uit van vertrouwen in de samenleving. We gaan uit van initiatieven die uit het dorp komen. ……Wij willen snelheid brengen in het aanpakken van belangrijke projecten en ontwikkelingen in Sliedrecht”, stelt het college, dat anders wil omgaan met inwoners, bedrijven en instellingen. De missie en visie van de ambtelijke organisatie moet hier naadloos op aansluiten vindt het college evenals de kernwaarden van de organisatie en de competenties van de medewerkers. “Bij ons aantreden hebben we geconstateerd dat de hiervoor genoemde randvoorwaarden niet aanwezig waren.” 

Hoog ziekteverzuim
Het verzuim bedroeg vorig jaar ruim 10%. Opvallend is het lange ziektebeeld (langer dan 6 weken afwezig). Een deel van de ambtenaren zat met een ‘burn-out’ thuis. Een ander deel er van is volgens het college niet beïnvloedbaar (medische redenen-red.). Het college is bepaald niet positief over de oude bedrijfsarts. “De bedrijfsarts, die twaalf jaar de organisatie ondersteund en begeleid heeft, is onderdeel van de gemeentelijke cultuur geworden en heeft onvoldoende geanticipeerd op modern verzuimbeleid (‘ziek zijn overkomt je, verzuim is een keuze’). Onvoldoende sturing heeft, zo hebben wij geconstateerd, geleid tot knelpunten in het functioneren van de organisatie”, zegt het college en vervolgt: “Het management heeft, overigens goed bedoeld, maatregelen getroffen die er toe geleid hebben dat er ‘om mensen heen’ georganiseerd (hulpconstructies) is. Onder andere vanwege de vele wisselingen in het management is op sommige onderdelen ‘de basis onvoldoende op orde’. Op 1 januari 2016 is een nieuwe bedrijfsarts begonnen. 

Stoelendans
Het college spreekt over het afgelopen jaar over een weg met ‘veel hobbels’ om tot een eindprocuct van ‘voldoende kwaliteit’ te komen, zoals de gemeentebegroting. Verder neemt het in het raadsstuk geen blad voor de mond. Het huidige college en de voormalige colleges zijn, deels noodgedwongen, op ‘de stoel van het management’ gaan zitten en hebben ‘ingegrepen’ in de organisatie. College: “Dat heeft ook zijn weerslag gehad op ons college: drie nieuwe wethouders (2014) en een burgemeesterswisseling (november 2012). Er was geen introductieprogramma voor het nieuwe college en er werd onvoldoende geanticipeerd op de ambities van het college (CUP) in relatie tot de ambtelijke capaciteit (kwantitatief en kwalitatief). Kortom, het heeft ontbroken aan een goed ‘samenspel’ tussen college en ambtelijke organisatie.”

Gedwongen vertrek
Afgelopen jaar zijn er volgens het college ‘diverse goede stappen gezet’. Een aantal ambtenaren is van functie gewisseld of heeft de organisatie (moeten) verlaten en op verschillende plaatsen is inhuur vervangen of ingevuld met vaste formatie. College: “Verder kan onder meer genoemd worden dat de externe inhuur blijvend in beeld is gebracht en continue wordt gemonitord en dat er een verplichtingenadministratie is ingevoerd.” Kennelijk gebeurde dat daarvoor niet. “Voor zowel het college als de ambtelijke organisatie geldt dat er een gedeelde urgentie en motivatie is om te veranderen en te verbeteren. Het momentum is nu om onomkeerbare stappen te zetten in de doorontwikkeling van de organisatie.”