SLIEDRECHT – De gemeenteraad van Sliedrecht spreekt zich dinsdag 22 november 2016 tijdens een oordeelsvormende openbare raadsvergadering uit over het transformatieplan van de gemeente Sliedrecht. Zeg maar een reorganisatie van de gemeente Sliedrecht in 2017. Het college houdt er rekening mee dat van sommige ambtenaren afscheid wordt genomen.
In de periode april 2016 – juli 2016 deed het adviesbureau Advante onderzoek naar de organisatie van de gemeente Sliedrecht. Opdracht was te adviseren over de doorontwikkeling van de gemeentelijke organisatie van Sliedrecht zodat deze geschikt is voor de opgaven van morgen. Conclusie van het onderzoek is dat de huidige structuur van de organisatie niet afdoende is om dit te realiseren. (Archieffoto Martin Dekker / Sliedrecht24)
De raadsleden hebben het rapport ‘Muziek in de organisatie, Stappen en sporen naar een integrale, flexibele organisatie’ voorgelegd gekregen.
Kosten
De gemeente Sliedrecht gaat ervan uit dat het plan veel geld kost Voorgesteld wordt om een bedrag van € 550.000,– voor de eerste stap (uivoering stappenplan) uit te trekken. Restant reserve frictie organisatieontwikkeling is € 450.000,–. Over de dekking staat in het rapport verder: “Aanwending van reserve frictiebudget organisatieontwikkeling: de raad heeft in zijn vergadering van 28 juni 2016 een bedrag van € 1 miljoen toegevoegd aan de reserve. Het college heeft toegezegd met een uitwerking te komen voor besteding van deze reserve.”
Andere podia
“De weg zal lang zijn, intensief en zeker ook niet makkelijk, maar het toekomst- perspectief van een goed op elkaar afgestemde, integraal, van buiten naar binnen werkende organisatie is een concreet doel dat deze weg meer dan waard is. Alle medewerkers worden betrokken en er wordt een beweging op gang gebracht die leidt tot een nieuwe manier van werken. Om dit te verduidelijken wordt de vergelijking gemaakt met een orkest dat zich een nieuw muziekstuk eigen maakt. De muziek is dit jaar uitgeschreven en wordt nu ingestudeerd en uitgevoerd. Iedere medewerker dient hierin zijn of haar verantwoordelijkheid te nemen. Het uitgangspunt is eigenaarschap. En met elkaar afspreken wat ieders bijdrage of toegevoegde waarde is. En we bespreken met elkaar – zowel met de ambtelijke organisatie als met de gemeenteraad – of we op koers zijn of moeten bijstellen. Dit biedt veel uitdaging aan medewerkers. Anderzijds kan het leiden tot verplicht vertrek naar andere podia”, staat in het rapport.
Veranderingen organisatie
Het spoor ‘Reorganisatie’ loopt tot 1 februari 2017 en gaat verder in fasen tot 1 januari 2018. Na elke fase volgt een rapportage aan de gemeenteraad. Daarin staan de bereikte resultaten samen met de uitwerking van de volgende stap met een overzicht van de daarbij horende kosten. De gemeente wil toe naar een aantal uitgangspunten. De burger als individu en de samenleving als collectief staan centraal. De gemeente is niet primair de autoriteit, die beslist of iets wel of niet kan. De gemeente denkt mee welke oplossing het beste past in de gegeven situatie. De medewerkers moeten de lokale situatie kennen en aansluiten bij de lokale vraag. Ze hoeven niet altijd zelf de vraag te beantwoorden. Medewerkers moeten wel weten wie de vraag kan beantwoorden en hoe deze vraag op de juiste plaats komt.
Eisen
Het principe van opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap wordt gehanteerd richting zowel externe als interne partijen. Professioneel opdrachtgeverschap vraagt volgens de gemeente Sliedrecht in het rapport om een goede formulering van de opdracht en een zakelijke relatie met de opdrachtnemer. De inrichting van besturing en uitvoering is gericht op integrale benadering. Integraliteit betekent dat de opdrachtgever in staat moet zijn om de juiste expertise te verzamelen om de opdracht tot een goed einde te brengen. De uitwerking is niet meer specifiek gekoppeld aan een specifiek kennisgebied. Door de dynamiek, omvang, complexiteit en samenstelling van de opgaven is de lijnorganisatie geen adequaat instrument voor het adresseren van de opgave. “We moeten meer overlaten aan de creativiteit en het innovatieve vermogen van de opdrachtnemer.” In de organisatie is sprake van effectieve procesinrichting en procesbeheersing. Er bestaat ondubbelzinnige duidelijkheid over de verbinding tussen processen (wat), organisatie (wie) en informatievoorziening (waarmee).
Zelf regie
Medewerkers regisseren grotendeels hun eigen ontwikkeling door voorkeuren uit te spreken voor betrokkenheid bij opgaven. “Medewerkers zijn gericht op een gezamenlijk resultaat. Op basis van gelijkwaardigheid wordt samengewerkt met andere stakeholders”, wordt gesteld. Om de maatschappelijke opgaven goed aan te kunnen worden opdrachtgever- en opdrachtnemerschap centraal gesteld en opgavegericht werken geïntroduceerd. “Om dit mogelijk te maken wordt geïnvesteerd in kennis, opleiding en vaardigheden. Er wordt hiervoor een lesprogramma ontwikkeld.” Het geeft medewerkers volgens de gemeente Sliedrecht concrete tools en instrumenten om regie te voeren. Daarnaast wordt in een deelproject een Sliedrecht academie gevormd, dat ervoor gaat zorgen dat medewerkers de instrumenten op een goede manier kunnen bespelen. “Het resultaat moet passen bij Sliedrecht en geeft mogelijkheden voor een doorlopende leerlijn in onze organisatie. Bij nieuwe projecten wordt vanaf de start gewerkt in de gedachte van opgavegericht werken.”
Tijdspad
Op hoofdlijnen worden de volgende stappen tot 1 februari 2017 gezet: het opstellen van het reorganisatieplan; het voorgenomen besluit tot reorganisatie door het college van B & W, advisering door de ondernemingsraad, het definitief besluit door het college van B & W en plaatsing van medewerkers. De fijnstructuur zou op 1 februari 2017 klaar moeten zijn. Medewerkers worden geplaatst. Wat rest nog na 1 februari 2017 is een periode van beroep en bezwaar tegen plaatsing. Voor de eerste maanden van 2017 wordt een voortzetting van deze externe inhuur van personeel noodzakelijk geacht. “Tijdens de verbouwing blijft de winkel open. Voor de facilitering van het project is intern capaciteit vrijgemaakt voor projectleiding en kwartiermaker buitendienst en worden werkzaamheden tijdelijk vervangen”, staat in het rapport.