DORDRECHT / SLIEDRECHT – Het Albert Schweitzer ziekenhuis gaat vrijdag 22 september 2017 over op een Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). Alle papieren dossiers en formulieren maken volgens het ziekenhuis op die vrijdag in één keer plaats voor een volledig digitale werkomgeving, waarin alle informatie over patiënten en behandelingen te vinden is voor zorgverleners.
Het EPD-implementatieteam met v.l.n.r. programmamanager Jan Christiaan Huijsman, projectmanager Nelleke Plaisier (midden) en secretaresse Femke van Klinken. (Foto Albert Schweitzer ziekenhuis)
Er verandert volgens het ziekenhuis veel voor zorgverleners, maar ook voor patiënten. Zij krijgen op termijn zelfstandig toegang tot hun digitale dossier en kunnen ook digitaal communiceren met zorgverleners. Het ziekenhuis gaat werken met het systeem HIX 6.1 van leverancier Chipsoft, waarmee ook omringende ziekenhuizen werken of gaan werken. Het driekoppige EPD-implementatieteam is de voorhoede van uiteindelijk zo’n 400 mensen die met de invoering bezig zijn.
Voorbereiden
De komende ruim 500 dagen staat het Albert Schweitzer ziekenhuis naar eigen zeggen een enorm verandertraject te wachten. “We zijn nu druk bezig met voorbereiden: de organisatie opbouwen, ICT-infrastructuur voorbereiden, processen in kaart brengen, enzovoort”, vertelt Jan Christiaan Huijsman, die is aangesteld als programmamanager.
Patiënteninformatie
Huijsman somt op wat het EPD het ziekenhuis en de patiënt brengt: “Minder papieren overdrachtsmomenten, dus minder kans op overdrachtsfouten. Iedereen registreert op dezelfde manier, dus minder kans op misverstanden. Geen onleesbare handschriften meer. Geen dossiers meer die van de ene locatie naar de andere moeten reizen en daar regelmatig later aankomen dan de patiënt. Alle informatie over iedere patiënt is straks compleet vanaf elke werkplek op te vragen, ook vanaf meerdere plekken – dus door meer zorgverleners – tegelijkertijd. Sneller ‘orderen’ van onderzoeken.
Monsterklus
Het Albert Schweitzer ziekenhuis voert als één van de laatste ziekenhuizen in het land een EPD in en zegt daardoor profijt te hebben van de opgedane ervaring elders. “De datum lijkt nog ver weg”, zegt Huijsman. “Maar het is een monsterklus en we zullen elke dag tot 22 september 2017 hard nodig hebben.” Zo’n 400 ziekenhuismedewerkers zullen tijdens het voortraject al intensief betrokken zijn bij de invoering van het EPD, in ruim zestig werkgroepen die zich allemaal gaan buigen over een eigen stukje.
Patiënt
Een EPD bouwen is niet een kwestie van papieren patiëntendossiers inscannen en vanaf dat moment alles in de computer intikken. Huijsman: “De organisatie gaat een allesomvattende automatiseringsslag doormaken. Veel werkwijzen veranderen: van de dokter die verslag doet van een consult, tot de opdracht voor een onderzoek, tot recepten voor geneesmiddelen, brieven naar zorgverleners buiten het ziekenhuis, enzovoort. Alles staat in verbinding met elkaar en moet naadloos in elkaar overvloeien. De patiënt – die de eigenaar is van zijn/haar medisch dossier – krijgt uiteindelijk ook zelfstandig toegang tot de digitale omgeving.”
Training
Voor slechts een procent of tien is de omschakeling een kwestie van ICT. Huijsman: “Het gaat hier veel meer om een gedrags- en cultuurtraject. Iedereen die met het EPD gaat werken – en dat is vrijwel iedere ziekenhuismedewerker die met patiënten in contact komt – moet zijn of haar oude werkwijzen loslaten en zich bekwamen in goed gebruik van het nieuwe systeem. Alleen dan wordt de invoering een succes en gaan we de voordelen ondervinden. Iedereen wordt daarvoor tijdig getraind.”
Achtbaan
Hij vergelijkt het traject dat het Albert Schweitzer ziekenhuis wacht, met een achtbaan. “We zijn nu net ingesnoerd in ons karretje en we rijden. We gaan veel meemaken tijdens die rit, het kan verrassend zijn, maar de uitkomst staat vast. Soms kan het eng zijn, maar bovenal is het leuk, want we worden een beter ziekenhuis. Op 22 september 2017 gaat de knop om. Er is geen weg terug!”