SLIEDRECHT – De Rekenkamer Sliedrecht heeft de uitkomsten van de rapportage ‘In contact met inwoners, een onderzoek naar de externe communicatie van de gemeente Sliedrecht’ via de griffie naar de leden van de gemeenteraad gestuurd. De opdrachtgever voor het onderzoek. Daaruit blijkt dat de afdeling communicatie van de gemeente Sliedrecht beter naar inwoners moet gaan communiceren. Het rapport telt ruim zeventig pagina’s. De uitkomsten van het onderzoek zijn niet door de afdeling communicatie met de media gedeeld.
Het gemeentekantoor aan de Industrieweg. (Foto Hans van der Aa / Sliedrecht24)
Directeur rekenkamer Heleen van Rijnbach presenteren hun uitkomsten in een beeldvormende vergadering dinsdag 25 januari 2022. Zij wordt daarin bijgestaan door onderzoeker Lauryan Bakker.
Niet betrokken
Opgemerkt over het opgestelde rapport. Niet alle Sliedrechtse media zijn betrokken door de vragenstellers en de uitkomst zodoenden onvolledig en daardoor mogelijk zelfs niet geheel juist. Inwoners die zijn geraadpleegd (in totaal 176) in een ‘flitspeiling’ over de communicatie kregen bij de vraag ‘Hoe komt u aan uw informatie?’ wel een keuze voor het huis-aan-huisblad (Het Kompas) en de gemeentepagina (in die krant). In sommige vragen is zelfs toegewerkt naar een dan al bekend antwoord. Online krant Sliedrecht24 en lokale omroep MerweRTV onbreken bij dergelijke vragen. De gemeenteraad heeft de vragen vooraf onder ogen gezien, maar heeft verzuimd om in te grijpen of vragen te laten aanpassen.
Corona
Het rijmt ook niet met het coalitieakkoord 2018–2022. Daarin valt te lezen dat de coalitie investeert in ‘samenhangende, professionele, assertieve communicatie’ waarbij gebruik wordt gemaakt van ‘alle relevante media’. Het college geeft min of meer in een brief de coronapandemie de schuld. Maar daarvoor was het al mis op verschillende punten bij communicatie. Het college spreekt evenwel van ‘een zorgvuldig onderzoek’.
Geen communicatiebeleid
Aanleiding voor het onderzoek was een zogeheten consultatieworkshop met de raad, 5 oktober 2020. Daaruit bleek dat de raad de communicatie van de gemeente richting inwoners graag nader wilde onderzoeken. Aandachtspunten die vanuit de raad werden aangedragen gingen over de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van communicatie, evenals de tijdigheid. De gemeente Sliedrecht beschikt niet zoals veel andere Nederlandse gemeenten over een geldend specifiek communicatiebeleid. “Wel wordt er gewerkt volgens de uitgangspunten in de communicatiestrategie. De rekenkamer constateert dat de raad nog niet is betrokken bij deze strategie; hij is nog niet geïnformeerd over de inhoud van de strategie en de afwegingen daarbij, noch over de wijze waarop bijvoorbeeld de raadscommunicatie zich verhoudt tot de strategie”, stellen de onderzoekers. Het team communicatie heeft de afgelopen jaren te maken gehad met veel verloop en is sinds een half jaar volgens de onderzoekers weer op orde.”Op dit moment wordt er door het communicatieteam gewerkt aan een professionaliseringsslag.” De rekenkamer beveelt aan om in afstemming met de griffie tot een proces te komen waarin de nieuwe raad betrokken wordt bij de ontwikkelingen rondom de communicatiestrategie en het al dan niet verder op te stellen communicatiebeleid. Wel is in september 2020 een communicatiestrategie crisiscommunicatie Covid-19 opgesteld. Maar een podcast-serie over ‘Hoe slaat Sliedrecht zich door de coronacrisis heen?’ leverde nauwelijks downloads op.
Ontbreken
Zoals gezegd, veel gemeenten leggen de ambities voor de uitvoering van gemeentelijke communicatie vast in een communicatiebeleid en communicatieplan/-strategie. “In de gemeente Sliedrecht is dat op dit moment nog niet het geval. Door het ontbreken van beleidsdocumenten en communicatieplannen, is er geen basis om te controleren of er volgens doelstellingen gewerkt wordt. In verschillende interviews komt naar voren dat dit te maken heeft met de dynamiek die er in de afgelopen jaren is geweest binnen de gemeentelijke organisatie. Er zijn veel personele wisselingen geweest, ook binnen het team communicatie”, schrijven de onderzoekers. In totaal hebben negen vaste medewerkers en zes interim-medewerkers het team van 2015 tot en met 2019 bemenst, in wisselende samenstellingen. “Momenteel bestaat het team communicatie uit vijf medewerkers: twee senior communicatieadviseurs, een communicatieadviseur, een adviseur media en middelen en een medewerker media en middelen”, berichten de onderzoekers op het moment van de uitwerking van het rapport. De praktijk is dat er nog altijd communicatiemedewerkers weggaan.
Geen regie
De afdeling communicatie werd ook vaak ingehaald door media. De College Informatiebrief bracht eerder de informatie (CIb) en communicatie bleef achter. En er werd een verwijt gemaakt aan vrije nieuwsgaring. “Nieuws werd regelmatig door de media uit deze CIb’s gehaald en gedeeld. Daarmee verloor de gemeente regie op hoe de boodschap richting inwoners werd geformuleerd.” Sinds een jaar wordt per boodschap afgewogen of een CIb passend is of dat er een ander kanaal moet worden ingezet. “Vaak wordt er nu een eigen (pers)bericht gepubliceerd via de gemeentelijke kanalen. Hierdoor houdt de gemeente regie op de boodschap, toon en timing van de eigen communicatie.” Voor media wandelt de afdeling communicatie vaak achter het nieuws aan.
Ontevreden
Duidelijk uit het rapport wordt ook dat communicatie niet alle inwoner weet te bereiken. “Gevraagd naar de mening van inwoners over het huidige communicatiebeleid van de gemeente geeft twee derde (62%) aan (zeer) ontevreden te zijn over de communicatie van de gemeente Sliedrecht. Uit de toelichting blijkt dat dit voornamelijk te maken heeft met bijvoorbeeld een gebrek aan terugkoppeling. Inwoners geven aan vaak laat ingelicht te worden over veranderingen in de gemeente”, schrijven de onderzoekers. Daarnaast geven inwoners aan vaak niet teruggebeld te worden wanneer ze contact zoeken met de gemeente. “Ook de frequentie van communicatie mag van inwoners omhoog. Graag worden ze eerder in trajecten al betrokken en voortdurend op de hoogte gehouden van veranderingen, zodat ze niet voor verrassingen komen te staan. Dit is ook te zien in de mening van inwoners over de tijdigheid van communicatie van de gemeente. 58% geeft aan dat ze vinden niet op tijd geïnformeerd te worden. Over de begrijpelijkheid van de berichtgeving zijn ze beter te spreken: 41% beoordeelt deze als goed, 28% is het hier niet mee eens. Wel vindt 36% dat berichten van de gemeente overbodige informatie bevatten.” Uit de flitspeiling komt het beeld naar voren dat de communicatie-uitingen van gemeente Sliedrecht niet altijd aansluiten bij de voorkeuren van haar inwoners. Daarnaast is de huidige strategie van de gemeente voornamelijk gericht op het zenden van informatie. “Op basis van de betrokkenheidprofielen lijkt de inzet op een meer participatief communicatiebeleid gewenst. Waarbij ingezet wordt op ‘meedenken’ en eventueel ruimte komt voor meer inspraak.”
‘De uitkomsten van het onderzoek zijn niet door de afdeling communicatie met de media gedeeld is wellicht de leukste zin’ :).
Ik heb het niet zo op die wazige onderzoeken maar communicatie is best goed te onderzoeken. Ik denk dat dit rapport al een tijdje bij het college ligt want sinds kort zijn er podcasts, reageren wethouders op Sld24 etc. Dat is een goede zaak. Overigens, en dat lees ik nog niet, de raad communiceert ook, op een enkele uitzondering na, vrijwel nooit ergens op. Dus wellicht ook hand in eigen boezem steken als opdrachtgever van dit onderzoek.
Wat ik nog mis is een opmerking over de ambtenarentaal die vaak wordt gebruikt. Probeer in gewoon Nederlands te communiceren. Geen wollig gedoe waardoor men via een achterdeur weer dingen open houdt. Voorbeelden: betaalsysteem voor vuilnis (met verschrikkelijk onderzoek), voetbalvelden, openstellen Kerkbuurt Oost voor auto’s, bouwen in Noord, treintje Gorinchem – Dordrecht etc..
Maar hoe dan ook, heel goed dat men dit onderzoek heeft laten uitvoeren want de helft van vertrouwen opbouwen is goed communiceren.